如何在深圳策划一场公司晚宴
在深圳策划一场公司晚宴，需要做好六个决定：晚宴的目的、举办地点、提前多久预订、是否需要包间、场地是否提供发票以及当晚谁负责现场。把这些都理顺了，其他都是细节问题。
我们经常承办这类晚宴。这意味着我们也目睹过晚宴出错，通常与食物无关。以下是我们会告诉一位刚接手这项工作、且只有两周时间准备的朋友的建议。
首先明确晚宴的实际目的
每一场成功的公司晚宴都回答一个问题：到晚上结束时，需要达成什么目标？
客户晚宴是一次说服客户的机会，因此需要一个方便大家交流的空间。团队晚宴是表达感谢，所以要让人感觉像是一种奖励，而不是工作日的延续。产品发布会是一个舞台。年终派对是一种放松。这四种活动需要四种不同的场地，而在深圳，最常见的策划错误就是预订了一个不适合当前活动的场地。
在你查看任何场地之前，先用一句话写下晚宴的目的。这会让后续的所有决定——是坐着还是站着，是一个长桌还是几个桌子，是有音乐还是安静——都迎刃而解。
在选择场地之前先选择区域
在深圳，合适的区域通常是客人已经所在的区域。这座城市很大，晚高峰通勤真实存在，所以一个距离办公室二十分钟路程的场地会比一个一小时路程但更好的场地获得更高的出席率。
南山是科技区——腾讯、大疆、传音以及更广阔的后海和留仙洞片区。如果你的客人从事科技、硬件或相关行业，晚宴应该安排在这里。
福田是中心商务区：金融、法律、咨询、政府机构和大部分国际酒店。方便任何以COCO Park或深圳湾金融大厦为中心的人士。
蛇口是滨水区和传统的外国人聚居区。适合国际客人、轻松的夜晚以及任何需要景观的场合。
罗湖是老商业中心和通往香港的口岸，如果客人是晚上从香港过来，这一点很重要。
地铁可达性比停车位更重要。深圳的地铁网络很发达，大多数客人都会使用地铁，所以离地铁站步行距离短的场地可以省去一整类问题。
比预期更早预订
十二月和一月是深圳最难预订的月份。年终公司派对——年会——会占据整个城市的日程，好的场地会提前数月被预订。如果你的晚宴恰好在这个时间段，请把它当成是秋天预订，而不是十一月预订。
农历新年期间，大部分城市会关闭一周或更长时间，前后几天的情况也不确定。十月和五月的假期周也类似。除了这些时期，工作午餐或小型晚宴通常可以在一周内安排好，而整个场地的包场则需要三到四周时间，以便厨房做好充分准备。
最值得提前预订的不是场地，而是大家都能参加的日期。
决定是否需要包间
中式商务宴请的核心是包间，而西式场馆通常没有。这是深圳两种类型场馆之间最大的结构性差异，很多人都会被它困扰。
包间提供封闭的空间、专属的服务员以及自由交谈的能力。对于敏感的客户沟通或与高级别客人的晚宴，这几乎是强制性的。大多数老牌中餐馆都有几个不同大小的包间。
西餐厅和咖啡厨房的经营方式则不同。它们不提供封闭的包间，而是提供部分租赁——指定区域——或整个空间的专属租赁。专属租赁更昂贵，但能提供包间无法比拟的体验：场地的完整氛围、音响系统和临街优势，且没有其他人在场。
尽早询问场地采用哪种模式。“你们有包间吗？”和“我们能包下整个空间吗？”是不同的问题，价格也不同。
预订前询问发票事宜
如果你的客人需要报销晚餐费用，请在确认预订之前（而不是之后）确认场地是否开具发票以及发票的开具名称。
这是中国公司活动策划中最常见且可以避免的问题，也是国际团队最不熟悉的方面。发票是官方税务凭证。如果没有以正确的公司名称开具发票，你的财务部门可能不会报销这笔费用，你的公司也无法抵扣。一些小型场所开具发票速度慢，开具名称错误，或者无法开具你的财务团队所需类型的发票。
三个问题可以解决这个问题。你们开具发票吗？以什么公司名称开具，能否以我们公司的名义开具？活动结束后多久能拿到发票？
把答案写下来。这只需要两分钟，却能省去一个月的追索麻烦。
为您的宾客量身定制菜单
深圳的公司宴席通常是多元化的——中外同事兼有，有各种饮食要求，并且至少有一个人在上菜前不会提出任何要求。提前做好准备，而不是等到发现问题再应对。
在发出邀请时就收集饮食要求，而不是在晚宴前一周才收集。素食、纯素、清真、贝类和坚果过敏都很常见，一个好的厨房会预料到这些，但前提是要及时告知，以便他们提前设计菜单，而不是当晚临时应变。
询问厨房是否能为您的晚宴专门定制菜单。点菜和为团体设计的套餐菜单之间有显著的区别：菜品同时上桌，节奏得到控制，账单可预测，而且没有人会花前十分钟看菜单而不是交谈。在我们在南山的厨房里，主厨毕京涛会根据房间和场合，从零开始设计这些菜肴——可以是法式套餐、中式融合套餐，或者地中海分享式餐盘。
要求提供双语菜单。对于一个多元化的餐桌来说，这是一个小小的礼节，它会改变晚宴的感受，让那些原本需要默默翻译的人感到更自在。
将饮品视为计划的一部分，而非事后考虑
提前决定酒水结构：欢迎饮品、定制酒单，还是设有上限的开放式酒水服务。每种方式都会带来不同的夜晚体验和截然不同的账单。
敬酒仍然是中国商务晚宴的核心，东道主理应主导敬酒。然而，尤其是在深圳的科技行业，敬酒的饮品已经发生了变化——葡萄酒和鸡尾酒现在与白酒并存，而且越来越多的客人根本不喝酒。一个认真对待无酒精选择的场地，对你的晚宴的帮助会比听起来要大。当其他人都在享用精心调制的饮品时，没有人应该只拿着一杯水。
事先与场地商定好一个消费上限，并要求他们在接近上限时提醒你。
安排好座位、音响和单一联系人
在中国的商务晚宴上，座位安排具有重要意义。主宾面向门口就座，主人坐在对面。其他人的座位则根据辈分和职位向外辐射。如果您的宴席中有重要的中国客人，制定座位表并非小题大做——这是一种能体现细节的安排。
关于音响：在您承诺提供演讲或演示之前，请先询问场地实际能提供什么。他们能提供麦克风吗？播放列表能通过他们的系统播放吗？有屏幕吗，还是需要自带投影仪？公司晚宴最常见的当晚失败原因，就是有人站起来讲话，却没有人能听到。
最后，要求场地指定一名负责您当晚活动的联系人，并拿到他们的手机号码。不是预订邮箱，而是具体到一个人。以上所有都是策划；而这才是决定计划能否在晚上顺利实施的关键。
简明扼要
在确认深圳的任何场地之前，您应该有以下问题的答案：
十个答案。一场顺利进行的晚宴。
常见问题
在深圳预订公司晚宴需要提前多久？对于普通晚宴，提前两到三周比较合适。如果需要包下整个场地，请提前三到四周，以便厨房做好计划。对于十二月或一月（年会季）的任何活动，请提前两到三个月预订，因为深圳最好的场地会被提前预订一空。
发票是什么，为什么它对公司活动很重要？发票是中国官方的税务凭证。员工需要它来报销费用，公司需要它来抵扣成本。在预订前务必确认场地是否能以您公司的名义开具发票，并询问活动结束后多久能拿到发票。
深圳哪个区最适合举办公司晚宴？您客人所在的区即可。南山适合科技公司以及后海和留仙洞片区。福田适合金融、法律和咨询行业。蛇口适合国际客人和滨海之夜。罗湖适合从香港过来的人。
在深圳商务宴请需要包间吗？对于敏感的客户沟通或与高级客人的晚宴，一个封闭的房间几乎是必不可少的。对于团队晚宴、发布会和庆典，部分租用或独家租用开放空间通常效果更好——您可以获得包间无法提供的氛围和音响效果。
深圳的场地能满足饮食要求吗？大多数都能，如果提前告知的话。在发出邀请时就收集饮食要求，而不是在活动前一周，这样厨房就可以围绕这些要求设计菜单，而不是临时应变。
关于演讲或演示我该怎么做？在向演讲者承诺任何事情之前，直接询问场地他们的音响系统支持什么——麦克风、播放列表、屏幕或投影仪。以书面形式确认，如果重要，当天进行测试。
在南山哪里可以举办公司晚宴？café · hyphen · kitchen 位于传音大厦2楼，仙园路8号，距离留仙洞地铁站步行很近。我们承办客户晚宴、团队午餐、发布会和私人派对，由主厨毕京涛定制套餐菜单，并提供全套酒吧服务。欢迎致电 +86 139 4324 9633（微信同号）或发送邮件至 hello@hyphencoffee.com 咨询。
正在策划吗？
我们在南山承办客户晚宴、团队午餐、发布会和年终派对——提供为当晚定制的菜单、设施齐全的酒吧，并有一名专人负责协调，让您无需操心。
📍 深圳市南山区西丽街道仙元路8号传音大厦2楼 · 电话 & 微信：+86 139 4324 9633 · hello@hyphencoffee.com