如何在深圳策划公司年会

一个摆满糕点、三明治和小开胃菜的烘焙咖啡店展示柜，柜台上方整齐排列着一排酒瓶，前面是一扇大窗。

2027年春节在2月6日星期六，这意味着年会季将贯穿2026年12月和2027年1月——而深圳优质的场地在10月底就会被订满。 如果今年这个任务交给了你，本周你能做的最有用的一件事就是敲定日期。

接下来的就是其他事情：年会通常需要包含哪些环节、如何选择适合你真正想要的那种夜晚的场地，以及区分人们是享受还是将就度过一场派对的几个细节。

年会到底是什么

年会（niánhuì）是中国公司的年终派对——相当于公司的圣诞派对，但重要性更大，形式也更规范。 它是公司日程中固定的重要节点，对许多员工来说，这可能是全年公司最显眼的一项活动。

有趣的是，这一传统并非由来已久。复旦大学管理学院教授苏勇将这一传统引入中国归功于外资企业，它们用此来改善员工与管理层之间的关系。如今，它已扎根并发展成了一个比借鉴来源大得多的规模。

典型的年会包含四个环节：宴会、员工表演、抽奖和领导讲话。大型公司会为此租用体育馆和演出场地。规模较小的公司则会预订餐厅或私人空间。两种方式都正确——形式可以根据规模调整，而规模的大小由你来决定。

在10月底前预订日期

12月和1月是深圳全年预订最火爆的几周，而春节前的最后两周更是最难预订的。 2027年春节在2月6日，因此最紧张的预订期预计将集中在1月中旬至2月初。

2027年年会实际操作的时间表：

现在至10月——敲定日期和场地。这是唯一真正有明确截止日期的步骤，因为其他事情都可以稍后再安排，而日期一旦被别人预订就无法再定。

11月——确认人数、菜单和预算。向所有要表演的人打个招呼，让他们有时间准备。

12月——敲定流程、抽奖奖品和音视频设备。发送参加详情。

如果你在12月看到这篇文章时还没有预订任何东西，也不必太着急——但要扩大搜索范围，不要只盯着周五和周六晚上。周四举办年会也完全没问题，而且在1月的第二周，这可能也是唯一能预订到的日期。

决定你真正想办什么规模的活动

深圳年会策划中最常见的错误，就是只有40人却预订了一个原本为300人设计的场地。在这里搜索场地，你会发现许多宴会厅——丽思卡尔顿、大喜来登、香格里拉以及各地的会展中心。这些场地在招待数百人的能力上确实非常出色。

但招待40人时，效果就没那么好。40人的团队在能容纳300人的宴会厅里度过夜晚，会感觉房间空旷，圆桌之间的距离太远，无法进行连贯的交谈，舞台又太远，让每次表演都像是在学校开大会。

对于大约20到60人的团队，独家预订一家餐厅、酒吧或咖啡厅厨房，几乎总能带来比酒店宴会厅更好的体验。你会得到一个看起来像人们会愿意去的地方，一个为营造氛围而非发布公告而设计的音响系统，以及一个按需烹饪而非一次摆制300份菜肴的厨房。

先确定人数，然后只看适合该人数的场地。问题不是“深圳哪家场地最好”，而是“哪家场地适合我想要举办的活动”。

策划流程，而不仅仅是派对

年会有流程，而且必须有人来写。四个标准环节对场地都有不同要求，在预订前最好逐一确认，以免活动当天才发现场地无法满足需求。

宴会。晚宴是整个夜晚的核心。要尽早决定是采用座席式服务，还是自助式用餐。前者适合讲话和正式流程，后者适合交流和轻松的氛围。座席式晚宴需要一个能同时容纳所有人的房间；站立式招待会则需要地面空间。

表演。 在中国年会，员工表演几乎是必不可少的——唱歌、跳舞、小品，或者某个部门穿着略显尴尬的服装表演节目。这需要一个清晰的表演区域、一个能连接麦克风和播放音乐的音响系统，理想情况下还需要一个换装的地方。直接询问场地是否同时具备这三样。至少提前一个月通知表演者，因为认真对待的人会去排练。

抽奖（抽奖）。 这是人们会记住的部分，也是许多人参加年会的原因。奖品从红包、电子产品到额外的年假都有。某中国公司的抽奖曾因一名员工赢得整整一年的带薪假期而走红。你需要一名主持人、一个明显公平的抽奖方式、一个让所有人都能看清或听清的屏幕或麦克风，以及从小奖到真正让人心动的实惠奖品。将抽奖环节分散在整个夜晚，而不是全部放在最后，这样大家就会一直留下来。

讲话。 领导通常会讲话，这往往也是宣布年终奖（年终奖）的时候。讲话要简短，并安排在较早的时间。向场地确认麦克风是否真的能在实际房间里正常使用，而不仅仅是理论上可行。

合理设定预算，并先搞定发票

在支付定金前，确认场地能开具公司抬头的发票（发票）。 年会是一笔不小的开支，需要报销或从工资中扣除，这意味着税务发票并非可选项。询问三个问题：你们能开具发票吗？能开具我们公司的抬头吗？活动结束后多久能寄到？要书面确认答案。

除此之外，最容易被遗忘的预算项目包括抽奖奖品、装饰、从外部带来的音视频设备，以及为不会自己开车的人提供的返程交通费。提前与场地商定酒水消费上限，并要求他们在你接近上限时提醒你。

深圳不同区域、不同形式以及是否独家预订场地，都会导致人均场地和餐饮费用出现巨大差异。不要凭感觉，请两三家场地提供包含餐饮、酒水和独家使用的单价，然后进行比较。这是唯一能让你进行同类比较的指标。

让大家吃得舒心

一个现代餐厅内部，配有长条深色餐桌、沿左侧墙壁排列的黄色软包卡座、黑色椅子、大窗户和温暖的氛围灯光。

年会菜单必须适合一个本质上构成多元人群的房间。 你会有中国同事和国际同事，各种饮食要求，喝酒的人和不喝酒的人，以及至少会等到菜上桌才提到自己过敏的人。

在发出邀请时收集饮食要求。提前告知厨房，厨房就能围绕素食、纯素、清真和过敏要求进行设计；活动当天才告知厨房，厨房只能临时应付，而受影响的人则会注意到。

询问厨房是否会专门为你的活动设计菜单。为团队定制的固定式套餐可以控制用餐节奏，菜品同时上桌，价格符合告知的金额，而且能让大家边吃边聊天，而不是低头看菜单。我们在南山自己的厨房里，厨师毕景涛会根据需求制作这些菜单——法式固定式晚餐、中西融合式渐进式菜单，或者沿着餐桌摆放的意式地中海分享小碟。

关于酒水：敬酒是核心环节，由主持人领头，但深圳科技行业的人们敬酒时所用的饮品已经变得非常多元。葡萄酒和鸡尾酒如今与白酒并列，而且相当一部分宾客完全不喝酒。认真对待无酒精饮品清单的场地，对这些宾客来说，带来的体验提升远超表面看起来的那样。

让它成为人们真正想参加的活动

并非每个人都喜欢年会，了解其中的原因很有意义。 中国媒体多年来一直报道人们对年会心生不满的低声抱怨：人们害怕准备的强制表演、冗长的讲话，以及一个名义上是庆祝、实则感觉像是有着装要求的无薪加班的夜晚。

有三件事确实有效。让表演真正自愿，自愿者往往比被强迫者表现得更好。缩短正式环节，尽快进入大家真正想参加的部分。并选择一个即使大家并非被要求参加，也会很乐意待其中的房间——因为一个让人感觉像是在享受美好夜晚的场地，对士气的提升作用远超任何精心设计的流程。

这就是为什么要仔细选择场地，而不是默认预订最近的宴会厅的全部理由。

简短版

在确认深圳年会预订前：

日期是否已敲定，且避开了2027年2月6日春节期间最紧张的预订期？
场地大小是否适合实际人数，而不是仅仅满足于理想中的规模？
房间是否能满足表演需求——空间、麦克风、音乐、换装的地方？
抽奖是否有屏幕或麦克风，奖品等级是否合理？
场地是否能开具公司抬头发票，多久能寄到？
是否已收集饮食要求并发送给厨房？
菜单是固定式还是单点式，是否有双语版本？
酒水消费结构和上限是多少？
活动当天场地的指定联系人是谁，你有他们的手机号吗？
是否有书面流程，并且有人负责把控？

常见问题

2027年深圳年会场地应该什么时候预订？ 最晚在2026年10月底。2027年春节在2月6日，因此年会季贯穿12月和1月，最热门的日期——尤其是1月中旬的周五和周六——会最先被订满。如果你预订较晚，可以考虑工作日晚上，这些日期通常能保留更久。

年会是什么？ 年会（niánhuì）是中国公司的年终派对。它通常在春节前的几周以晚宴形式举行，包含员工表演、抽奖和领导讲话。它既是庆祝活动，也是团队建设机会。

预订年会场地需要多少人？ 没有真正重要的最低人数——重要的是要让房间大小与人数相匹配。大约20到60人的团队通常更适合独家预订餐厅或酒吧，而不是酒店宴会厅，后者是为数百人设计的，人数少于此会显得空旷。

中国年会通常有哪些环节？ 宴会、员工表演、抽奖（抽奖），奖品从红包到额外年假不等，以及高级领导讲话。年终奖（年终奖）通常也会在此时宣布。

我需要预订带舞台的场地吗？ 不需要正式舞台，但你需要一个清晰的表演区域、一个能连接麦克风和音乐的音响系统，理想情况下还需要一个让表演者换装的地方。预订前向场地确认这三样，而不是凭空假设。

抽奖环节该如何安排？ 指定一名主持人，使用一个让所有人都能看到公平的方法，并确保结果对全场可见或可听。将抽奖环节分散在整个夜晚，而不是全部留到最后，并合理设置奖品等级，既有很多小奖，也有几个真正让人心动的实惠大奖。

年会可以作为公司费用报销吗？ 你需要一张公司抬头开具的发票（发票）。在支付定金前，确认场地能开具发票，并询问活动结束后多久能寄到。

南山哪里可以举办年会？ café · hyphen · kitchen位于传音大厦2楼，地址为西丽街道仙元路8号，从六仙东地铁站步行可达。我们提供独家预订整个空间的年会、团队晚宴和发布会，提供毕景涛厨师精心设计的固定式菜单以及全套酒水。请致电 +86 133 1689 4515（微信同号）或发送邮件至 hello@hyphencoffee.com 咨询。